Produkt · Dokumentenautomatisierung mit ciSio VKS

Dokumente automatisch verstehen und direkt weiterverarbeiten.

ciSio VKS liest eingehende Dokumente, findet die benötigten Angaben und bereitet sie für die weitere Bearbeitung in Ihren bestehenden Systemen vor. Sie erhalten dafür eine auf Ihren Prozess eingerichtete Windows-Anwendung. Eigene Server oder eine eigene KI-Umgebung benötigen Sie nicht.

Dokumentenprozess besprechen Funktionsweise ansehen

Keine eigene KI-Umgebung notwendig
Bestehende Systeme weiter nutzen
Passender Übergabeweg statt Produktzwang

Beispielablauf

Vom Dokument zum Geschäftsvorgang

Auftragsbestätigung als PDF, E-Mail oder Scan. Lieferant, Bestellnummer, Positionen, Termine.

VKS verstehtInformationen erkennen und zuordnen
Angaben aufbereitenBenötigte Informationen vollständig und eindeutig bereitstellen
An den nächsten Schritt übergebenDirekte Verbindung · Dateiimport · bestehende Automatisierung
Bestehendes SystemStandardfälle verarbeiten, Ausnahmen übergeben

Im Überblick

Wie sieht VKS im Einsatz aus?

Wenn Dokumente den Prozess ausbremsen

Warum kosten eingehende Dokumente so viel Zeit?

Dokumente kosten Zeit, weil Mitarbeitende die benötigten Angaben suchen, mit vorhandenen Daten vergleichen und anschließend von Hand in ein ERP- oder Fachsystem übertragen. Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Bestellungen oder Serviceberichte treffen dabei als PDF, E-Mail-Anhang oder Scan ein.

Der Aufwand entsteht selten durch ein einzelnes Dokument. Entscheidend sind die Summe wiederkehrender Arbeitsschritte, unterschiedliche Formate, fehlende Übergaben und fachliche Ausnahmen.

Informationen manuell suchen

Benötigte Angaben sind über Dokumente, Anhänge und E-Mails verteilt.

Daten erneut übertragen

Bereits vorhandene Informationen werden manuell in bestehende Systeme eingegeben.

Abweichungen spät erkennen

Fehlende oder abweichende Angaben fallen häufig erst im weiteren Prozess auf.

Automatisierung endet beim Auslesen

Dokumente werden erkannt, aber die Daten gelangen nicht kontrolliert in den Folgeprozess.

Typische Fragen aus der Praxis

Kommen Ihnen diese Fragen bekannt vor?

Wie erfassen wir Informationen aus unterschiedlich aufgebauten Dokumenten?

Wie kommen die erkannten Daten anschließend in unser bestehendes System?

Können wir unsere vorhandene Automatisierung oder bestehende digitale Abläufe weiterverwenden?

Was passiert bei fehlenden Angaben, Abweichungen oder unbekannten Formaten?

Brauchen wir dafür eine eigene KI-Infrastruktur oder ein eigenes Hosting?

Lohnt sich die Automatisierung für unser Dokumentenaufkommen überhaupt?

Genau hier setzt ciSio VKS an.

VKS liest eingehende Dokumente, erkennt die benötigten Angaben und stellt sie für den nächsten Arbeitsschritt bereit. Die Weitergabe erfolgt über den Weg, der zu Ihrem Unternehmen passt, mit vorhandenen Lösungen oder auf Wunsch vollständig durch ciSio umgesetzt.

Der geschäftliche Nutzen

Was bringt Dokumentenautomatisierung wirtschaftlich?

Der Nutzen entsteht erst, wenn geprüfte Informationen ohne erneute manuelle Eingabe im nächsten Arbeitsschritt ankommen, nicht schon beim Erkennen der Angaben.

Weniger Übertragung

Informationen müssen nicht erneut aus Dokumenten in Systeme übertragen werden.

Bestehende Systeme

ERP und Fachanwendungen können Teil der Lösung bleiben.

Kontrollierte Ausnahmen

Unvollständige oder abweichende Fälle werden gezielt vorgelegt.

Passende Weitergabe

Vorhandene Lösungen können bleiben. Falls keine geeignete Verbindung oder Automatisierung vorhanden ist, kann ciSio RPA die weitere Verarbeitung übernehmen.

Warum Erkennung allein nicht genügt

Warum genügt reine Texterkennung nicht?

Texterkennung genügt nicht, weil die Angaben zusätzlich richtig zugeordnet, nach Ihren Regeln geprüft und zuverlässig an den nächsten Arbeitsschritt übergeben werden müssen. Sonderfälle müssen dabei sichtbar bleiben und gezielt bearbeitet werden können.

Dokument lesen → Angaben zuordnen → Regeln prüfen → Arbeitsschritt fortführen

Dokument verstehenVKS erkennt die benötigten Informationen auch in unterschiedlichen Layouts.
Angaben nutzbar machenDie benötigten Informationen werden eindeutig zugeordnet und für die weitere Bearbeitung vorbereitet.
Arbeitsschritt fortführenDie erkannten Angaben gelangen auf dem passenden Weg in Ihr bestehendes System.

Typische Dokumentenprozesse

Welche Dokumentenarten kann VKS verarbeiten?

VKS verarbeitet Auftragsbestätigungen, Eingangsrechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Serviceberichte und Verordnungen. Auch weitere Dokumentarten lassen sich verarbeiten. Welche Art geeignet ist, hängt nicht nur vom Layout ab, sondern von Volumen, benötigten Informationen, Prüfregeln und dem anschließenden Prozess.

Auftragsbestätigungen

Bestellbezug, Positionen, Preise und Liefertermine erkennen und Abweichungen prüfen.

Eingangsrechnungen

Kopf- und Positionsdaten erfassen, Stammdaten zuordnen und Standardfälle weitergeben.

Bestellungen

Kunden- oder Lieferantenbestellungen strukturiert für die weitere Bearbeitung bereitstellen.

Lieferscheine

Lieferdaten, Positionen und Referenzen auslesen und dem Vorgang zuordnen.

Serviceberichte

Leistungen, Zeiten, Materialien und Hinweise aus heterogenen Berichten erfassen.

Verordnungen

Verordnungsdaten, Positionen und Kostenträgerangaben erfassen und für Abrechnung und Prüfung bereitstellen.

Auf Ihren Ablauf eingerichtet

Wie wird VKS auf unseren Ablauf eingerichtet?

ciSio richtet VKS anhand typischer Dokumente, benötigter Angaben, unternehmensspezifischer Begriffe, Prüfregeln und Ausnahmen auf Ihren Anwendungsfall ein. So konzentriert sich die Lösung auf den Fall, der für Sie tatsächlich Nutzen bringt.

Bewusst klein starten

Eine Dokumentenart und ein stabiler Standardfall schaffen die verlässlichste Grundlage für weitere Anwendungen.

Benötigte Informationen

Typische Layoutvarianten

Kundenspezifische Begriffe

Stammdaten und Zuordnungen

Prüf- und Übergaberegeln

Relevante Ausnahmefälle

Automatisierung mit Kontrolle

Was passiert bei Sonderfällen?

Standardfall

Daten vollständig und Regeln erfüllt

Der Vorgang kann automatisiert vorbereitet oder weiterverarbeitet werden.

Ausnahme

Angaben fehlen oder weichen ab

Der Fall wird mit den relevanten Informationen gezielt zur Prüfung vorgelegt.

Bereitstellung und Betrieb

Brauchen wir eigene Server oder eine eigene KI-Umgebung?

Nein. Sie erhalten ein Windows-Programm, das ciSio auf Ihren Dokumentenprozess einrichtet und das den von ciSio in einer europäischen Cloud betriebenen Dienst nutzt.

Sie müssen dafür keine eigenen Server bereitstellen und keine KI-Modelle selbst betreiben oder aktualisieren. Gemeinsam legen wir fest, wie die erkannten Angaben in Ihren heutigen Arbeitsablauf übernommen werden.

Dokumentenprozess festlegenBeispieldokumente, benötigte Informationen und Regeln gemeinsam abgrenzen.
Auf Ihren Prozess einrichtenDokumentvarianten, benötigte Angaben und fachliche Zuordnungen festlegen.
Windows-Anwendung bereitstellenDie Anwendung wird für den vereinbarten Dokumentenprozess vorbereitet.
Dokumente verarbeitenDie Anwendung nutzt die von ciSio bei Hetzner in Deutschland betriebene Dokumentenerkennung.
Angaben weitergebenDie erkannten Informationen gelangen in den vereinbarten nächsten Arbeitsschritt.

Klare Aufgabenteilung

ciSio übernimmt den Betrieb der Dokumentenerkennung. Sie nutzen die für Ihr Unternehmen eingerichtete Anwendung.

Weiterverarbeitung in Ihren bestehenden Systemen

Wie gelangen die erkannten Angaben in unser System?

Die Angaben gelangen auf drei möglichen Wegen in Ihr System: über eine vorhandene Systemverbindung, über Ihre bestehende Automatisierung oder, falls beides fehlt, über die RPA-Lösung von ciSio.

Vorhandene Systemverbindung

Bestehende Importe, direkte Verbindungen oder digitale Abläufe können die erkannten Angaben übernehmen.

Vorhandene RPA oder Automatisierung

Eine bereits eingesetzte RPA- oder andere Automatisierungslösung kann grundsätzlich weitergenutzt werden.

03 · Optional

Vollständige Automatisierung durch ciSio

Wenn keine geeignete Schnittstelle oder eigene Automatisierung vorhanden ist, kann die RPA-Lösung von ciSio die erkannten Angaben regelbasiert in Ihren bestehenden Anwendungen weiterverarbeiten. So lässt sich der gesamte Ablauf vom Eingang des Dokuments bis zur abschließenden Bearbeitung automatisieren, ohne unnötigen Systemwechsel.

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Beispielprozess Auftragsbestätigung

Wie sieht ein Beispielprozess aus?

EingangAuftragsbestätigung trifft als PDF oder E-Mail-Anhang ein.
ErkennungVKS liest Bestellbezug, Positionen, Preise und Termine aus dem Dokument.
PrüfungFachliche Regeln unterscheiden Standardfall und Abweichung.
ÜbergabeDie erkannten Angaben gelangen auf dem vereinbarten Weg in den nächsten Arbeitsschritt.
WeiterverarbeitungStandardfälle laufen weiter; Ausnahmen werden gezielt geprüft.

Sicherheit und Nachvollziehbarkeit

Wie ist der Betrieb abgesichert?

Die für Ihr Unternehmen eingerichtete Windows-Anwendung verbindet sich mit der von ciSio in einer europäischen Cloud betriebenen Dokumentenerkennung. Vor dem ersten Einsatz legen wir gemeinsam fest, wer Dokumente prüfen und freigeben darf, welche Verarbeitungsschritte nachvollziehbar sein müssen und wie lange Dokumente und Ergebnisse gespeichert werden.

Betrieb der Dokumentenerkennung in einer europäischen Cloud
Für Ihr Unternehmen eingerichtete Windows-Anwendung
Geregelte Zugriffsrechte
Nachvollziehbare Verarbeitungsschritte
Vereinbarter Umgang mit Dokumenten und Ergebnissen
Klare Zuständigkeiten für Prüfung und Freigabe

Häufige Fragen

Welche Fragen stellen Unternehmen vor einem VKS-Pilotprojekt?

Müssen unsere Dokumente immer gleich aussehen?

Nein, VKS ist genau für unterschiedlich aufgebaute und unstrukturierte Dokumente gemacht. Wie groß die Bandbreite sein darf und welche Varianten zuerst berücksichtigt werden, wird anhand realer Beispieldokumente geprüft.

Müssen wir die Dokumentenerkennung selbst betreiben?

Nein, ciSio betreibt die Dokumentenerkennung in einer europäischen Cloud. Sie erhalten eine für Ihr Unternehmen eingerichtete Windows-Anwendung. Eigene Server oder eine eigene KI-Umgebung sind dafür nicht erforderlich.

Befindet sich die Dokumentenerkennung in der Windows-Anwendung?

Nein, die Erkennung läuft nicht in der Anwendung selbst: Die Windows-Anwendung ist der für Ihr Unternehmen eingerichtete Zugang zur Dokumentenverarbeitung bei ciSio. Sie übermittelt die Dokumente zur Verarbeitung und stellt die erkannten Angaben für den nächsten Arbeitsschritt bereit.

Brauchen wir zwingend eine direkte Verbindung zu unserem System?

Nein, eine direkte Systemverbindung ist nicht zwingend nötig. Die erkannten Angaben lassen sich auch über einen Dateiimport oder eine bereits eingesetzte RPA-Lösung weitergeben. Fehlt jeder dieser Wege, kann die RPA-Lösung von ciSio die weitere Verarbeitung übernehmen.

Müssen wir die RPA-Lösung von ciSio einsetzen?

Nein, eine bereits eingesetzte RPA- oder Automatisierungslösung kann grundsätzlich weitergenutzt werden. Die ciSio RPA-Lösung ist eine zusätzliche Option, wenn keine geeignete Schnittstelle oder eigene Automatisierung vorhanden ist.

Was übernimmt RPA in diesem Prozess?

RPA übernimmt wiederkehrende Eingaben, Prüfungen und Arbeitsschritte in Ihren vorhandenen Anwendungen nach festgelegten Regeln. Zusammen mit VKS kann so der Weg vom eingehenden Dokument bis zur abschließenden Verarbeitung automatisiert werden.

Was passiert mit Sonderfällen?

Bei Sonderfällen entscheidet der Mensch: Unvollständige Angaben, Abweichungen und fachliche Entscheidungen werden gezielt an Mitarbeitende übergeben. Standardfälle können automatisiert vorbereitet oder verarbeitet werden.

Ersetzt VKS unser ERP oder Fachsystem?

Nein, VKS ersetzt Ihr ERP oder Fachsystem nicht, sondern bereitet Informationen so auf, dass bestehende Systeme weitergenutzt werden können. Ein Systemwechsel ist nicht das Ziel der Lösung.

Wie startet ein Projekt?

Ein Projekt startet mit einem klar abgegrenzten Dokumentenprozess, typischen Beispieldokumenten und den wichtigsten Prüfregeln. Danach wird festgelegt, welcher erste Anwendungsfall sinnvoll ist und wie die Ergebnisse in Ihren heutigen Arbeitsablauf gelangen.